Salesforce data migration: Best practices voor een soepele overgang

De migratie van Salesforce gegevens is een van de meest uitdagende projecten en is afhankelijk van de grootte, het formaat en de nauwkeurigheid van de brongegevens. Datamigratie is het proces waarbij gegevens van het ene systeem naar het andere worden overgezet, maar het werk dat aan de daadwerkelijke overdracht voorafgaat, is het meest complexe deel.

Er zijn drie algemene fasen die je moet volgen om je datamigratie tot een succes te maken: voorbereiding, migratie en kwaliteitsborging.

Stap 1: de voorbereiding

Bij het verzorgen van een datamigratie leggen we graag de nadruk op de voorbereiding. In onze ogen de belangrijkste fase, waar je gedurende het hele proces profijt van kunt hebben. Maar hoe ziet een goede planning eruit? Het plan voor de migratie ziet eruit als een traditioneel projectplan, met tijdlijnen, afhankelijkheden en mijlpalen.

Het migratieplan wordt samen met een projectmanager opgesteld die verantwoordelijk is voor het naleven van de planning en het zicht houden op de voortgang.

Wanneer start met je het met het coderen van de migratie van een bepaald object:

• De Salesforce build voor dat object is voltooid.
• Jij hebt de gegevens van uw belanghebbenden ontvangen.
• Het is uitgerold naar jouw doelomgeving.
• Jij hebt voldoende tijd om alle transformaties te analyseren en te coderen.
• Voor kwaliteitsborging, gebruikersacceptatietests en productiemigratieruns moet jij ervoor zorgen dat de data vallen op dagen dat jij de tijd kunt besteden die nodig is om de taken uit te voeren.

Data selectie

Stel vast welke gegevens gemigreerd moeten worden en wat de bron van waarheid van die gegevens is. De processen die jij in Salesforce hebt gebouwd, hebben invloed op de selectie. Het kan voorkomen dat je bij het analyseren van de gegevens die je moet migreren naar Salesforce, realiseert dat aanvullende objecten en processen gebouwd moeten worden.

De bron van de waarheid is meestal de backend, waar klanttransacties zijn opgeslagen, maar niet alle bedrijfsgegevens zijn backend. Communicatie tijdens het verkoopproces kan bijvoorbeeld plaatsvinden via telefoontjes, e-mails, enzovoort.

Richt je daarom op het identificeren van welke gegevens door welk team worden verzameld en wat relevant is om op te slaan in Salesforce:

• Verkoop:
  Zoals gezegd kan de communicatie tijdens het verkoopproces plaatsvinden via telefoontjes, e-mails, enz.
• Service:
  Als verkoop- en serviceteams niet op hetzelfde systeem werken, moet u accounts koppelen aan zogenaamde service gevallen.
• Marketing:
  Marketing teams maken vaak gebruik van meerdere gegevensbronnen. Het is belangrijk te weten hoe leads worden vastgelegd. Is dat in Salesforce? En in welke fase van de levenscyclus van een klant is dat? Gebruiken ze ook klantgegevens (bijvoorbeeld voor upsell- en campagnes)?
• Financiën:
  Hoe werkt facturatie en omzeterkenning?

Gegevens in kaart brengen

Zorg ervoor dat alle records uit de verschillende bronnen een unieke ID hebben.

Als een van de gegevens categorieën in een bronsysteem gerelateerd is aan een ander gegevenspunt in een ander systeem, is de ID van het gerelateerde gegevenspunt vereist. Als je bijvoorbeeld van plan bent om backend klantgegevens te migreren en ook contractinformatie uit het verleden uit de vorige CRM te importeren, moet elke contract record een klant ID hebben (uit de backend).

Haal metadata monsters op uit de bronsystemen om te zien hoe de gegevens zijn gestructureerd.
Breng tabellen, velden en waarden in de bronsystemen in kaart naar Salesforce objecten, -velden en -waarden. Hoe meer de gegevensstructuren van het Salesforce datamodel verschillen van de bronsystemen, hoe complexer het proces voor het in kaart brengen van de gegevens zal zijn.

Data opschonen

Als er geen ID’s zijn, moet je gegevens opschonen, bijvoorbeeld duplicaten en verouderde accounts uit de dataset. Hier is hulp van gebruikers nodig, want zij moeten ontbrekende ID’s kunnen invullen en kunnen aangeven welke gegevens ze willen behouden. Stel vast wie verantwoordelijk is, wanneer dit gebeurt en in welk systeem.

Fase 2: migratie

De methode die jij kiest om gegevens over te brengen van het bronsysteem naar Salesforce is afhankelijk van:

• De projectteamleden met wie jij samenwerkt (bijvoorbeeld: ontwikkelaar, beheerder).
• De hoeveelheid records die jij moet importeren in Salesforce.
• De complexiteit van de brongegevens en hoe verschillend het brongegevens model en het Salesforce gegevensmodel zijn.

Fase 3: Kwaliteitsborging

Nadat de gegevens naar Salesforce zijn gemigreerd, moet jij ervoor zorgen dat alle gegevens correct zijn overgezet: de juiste indeling en dat relaties nauwkeurig worden weergegeven in Salesforce. Om zeker te weten dat de migratie geslaagd is en de kwaliteit van de data gewaarborgd is, is het belangrijk dit grondig te testen.

Met zogenaamde gebruikerstests wordt de migratie van data naar Salesforce getest. Het is belangrijk dat gebruikers hier testen met de bedrijfsintentie in hun achterhoofd. Welk doel heeft het bedrijf en hoe draagt de migratie van data hier aan bij? Het kan zijn dat de datamigratie voldoet aan technisch gespecificeerde vereisten, maar het totaal niet in een lijn ligt met de bedrijfsintentie.

Als de tests niet succesvol zijn, zoek dan uit welke fase de fouten heeft veroorzaakt. Als de fouten het gevolg waren van de voorbereidingsfase, dan moet je het hele proces itereren. Dit is helaas een tijdrovend proces wat je liever wilt voorkomen. Bereid het hele proces van migratie dus goed voor en geef gebruikers genoeg tijd om te testen.

Onze sharepoint integratie biedt de oplossing!

Het migreren van bestanden in de Salesforce omgeving is een bewerkelijk proces waar, zoals je hebt kunnen lezen, veel bij komt kijken. Om dit proces eenvoudiger te maken hebben wij een oplossing: met onze Sharepoint integratie wordt deze uitdaging namelijk direct opgelost, ook in bestaande omgevingen. Wil je meer lezen over hoe onze Sharepoint integratie je veel werk uit handen kan nemen? Kijk dan op de Sharepoint integratie pagina.

Sharepoint integratie