SharePoint en Salesforce integreren: een naadloze koppeling

Veel organisaties lopen tegen de beperkingen van Salesforce Files aan. Bestanden worden opgeslagen op de servers van Salesforce, wat het aanpassen, vervangen en beheren van documenten tijdrovend en inefficiënt maakt. Bovendien kent Salesforce strikte opslaglimieten. Zodra deze worden overschreden, kunnen de extra opslagkosten flink oplopen.

Daar komt bij dat bestanden die in Salesforce staan, niet zichtbaar zijn binnen de SharePoint-omgeving – een platform dat binnen veel organisaties al centraal staat voor documentbeheer. Een integratie waarbij documenten vanuit Salesforce ook in SharePoint beschikbaar zijn (en andersom), levert dan ook enorme toegevoegde waarde op: één centrale locatie voor al uw documenten, ongeacht waar ze zijn aangemaakt of geraadpleegd.

De SharePoint–Salesforce integratie van Resolve IT maakt dit mogelijk. Met deze oplossing koppel je beide systemen naadloos aan elkaar, zodat je documenten efficiënt beheert, dubbele opslag voorkomt en teams laat werken vanuit één vertrouwde werkomgeving.

Onze Sharepoint integratie

Het probleem: SharePoint en Salesforce spreken niet dezelfde taal

SharePoint is een krachtig platform voor documentbeheer en samenwerking, terwijl Salesforce uitblinkt in klantrelatiebeheer. Maar zonder een effectieve koppeling tussen deze systemen ontstaan er verschillende problemen:

• Medewerkers moeten constant schakelen tussen beide platforms
• Documenten worden dubbel opgeslagen, wat leidt tot verwarring en inconsistenties
• Klantinformatie en bijbehorende documenten raken van elkaar gescheiden
• Samenwerking wordt belemmerd door gefragmenteerde informatie
• Extra serverkosten door dubbele opslag van gegevens
• Tijdverlies door handmatige synchronisatie van informatie

De oplossing: de SharePoint-Salesforce integratie module

Met de SharePoint-Salesforce module van Resolve IT integreer je al jouw bestanden in SharePoint naadloos met Salesforce. Deze integratie brengt de nodige voordelen met zich mee en vereenvoudigt in één handomdraai jouw werkproces. Het resultaat is een gestroomlijnde werkomgeving waarin jouw cloud-oplossingen perfect samenwerken binnen het veelzijdige Salesforce-platform.

Wat de SharePoint-Salesforce integratie voor je kan betekenen

Uitgebreid bestandsbeheer

De integratie biedt je meer ruimte voor al jouw bestanden en stelt je in staat om zelf bestanden aan te maken, toe te voegen en te beheren. De integratie maakt automatisch mappen aan en bestanden worden hiermee op een uniforme, georganiseerde manier opgeslagen, wat zorgt voor een overzichtelijke structuur en efficiënte werkprocessen. Dit betekent dat jouw team minder tijd kwijt is aan het zoeken naar documenten en meer tijd heeft voor waardevolle activiteiten.

Directe bestandsopslag in SharePoint

Een van de grootste voordelen is dat je geen extra dataverbruik in Salesforce heeft. De module maakt gebruik van de lokale voordelen van SharePoint, zoals versiebeheer en document collaboration. Je kunt bestanden toevoegen in Salesforce, waarna deze automatisch worden doorgezet naar SharePoint. Dit zorgt voor een consistente werkwijze waarbij gebruikers in hun vertrouwde Salesforce-omgeving kunnen blijven werken, terwijl de documenten op de achtergrond efficiënt worden beheerd in SharePoint.

Naadloze migratie

De integratie houdt ook rekening met migratie. Bestanden die nu al in jouw Salesforce-omgeving staan kunnen automatisch worden overgezet naar SharePoint, waarbij de mappenstructuur gelijkgesteld wordt aan de objectstructuur vanuit Salesforce. Dit betekent dat je niet langer data hoeft op te slaan op een server van Salesforce, wat aanzienlijke kostenbesparingen kan opleveren, zoals een van onze klanten ervaarde: “Door deze oplossing heb ik een enorme besparing kunnen doen op de serverkosten.”

Flexibiliteit en gebruiksgemak

De SharePoint-Salesforce integratie is ontworpen met het oog op flexibiliteit en gebruiksgemak. Zoals een van onze klanten opmerkt: “Het lijkt zo vanzelfsprekend dat het lijkt alsof Salesforce dit zelf gemaakt heeft. Ik kan het in ieder geval niet meer missen.” De integratie voelt als een natuurlijk onderdeel van uw bestaande systemen, waardoor gebruikers minimale aanpassingen hoeven te maken in hun werkwijze.

De module is bovendien “erg flexibel inzetbaar, met multidisciplinaire teams verspreid over meerdere verschillende SharePoint Sites,” wat betekent dat het geschikt is voor organisaties van verschillende groottes en met uiteenlopende behoeften.

Verschillende licentie-opties voor uw specifieke behoeften

Afhankelijk van je specifieke eisen en de omvang van jouw organisatie, bieden we verschillende licentie-opties:

Light License

Voor organisaties die beginnen met de integratie, biedt de Light License toegang tot de standaard mappenstructuur gekoppeld aan Salesforce-accounts. Je kunt mappen aanmaken en hernoemen, bestanden openen in SharePoint voor basisweergave en bewerking, en werken met standaard bestandstypen zoals Word, Excel, PowerPoint en PDF’s.

Pro License

De populaire keuze voor de meeste organisaties is de Pro License, die extra functionaliteiten biedt zoals het vastpinnen van mappen aan specifieke Salesforce-objecten, de mogelijkheid om mappen te koppelen aan standaard- en aangepaste objecten in Salesforce, volledig gebruik van Microsoft Office-tools voor realtime samenwerking, en geen beperkingen op bestandstypen.

Enterprise License

Voor grotere organisaties of complexere implementaties is er de Enterprise License, die een bestandsmigratieservice bevat (van Salesforce naar SharePoint), ondersteuning voor meerdere SharePoint-sites, aanpasbare integratiemiddelen met workflow-regels, geavanceerde synchronisatie van machtigingen en rolgebaseerde toegangscontrole, en een dedicated accountmanager.

Hoe werkt het in de praktijk?

De implementatie van de SharePoint-Salesforce integratie is eenvoudig en vereist minimale technische kennis. Na installatie wordt de module direct zichtbaar in jouw Salesforce-omgeving, waar gebruikers kunnen beginnen met het opslaan en beheren van documenten zoals ze gewend zijn. Op de achtergrond worden deze documenten automatisch gesynchroniseerd met SharePoint, waar ze profiteren van alle voordelen die dit platform biedt op het gebied van documentbeheer.
Gebruikers kunnen documenten openen, bewerken en delen vanuit beide platforms, waarbij wijzigingen automatisch worden gesynchroniseerd. Dit zorgt voor een consistente en up-to-date informatievoorziening in de hele organisatie.

Klaar om jouw documentbeheer te transformeren?

Als je worstelt met het verbinden van SharePoint en Salesforce en op zoek bent naar een oplossing die jouw werkprocessen vereenvoudigt, is de SharePoint-Salesforce integratie van Resolve IT het antwoord. Meer dan 100 bedrijven vertrouwen al sinds 2014 op onze oplossingen. Wil je meer weten over hoe deze integratie jouw specifieke uitdagingen kan oplossen? Neem contact met ons op voor meer informatie of vraag een vrijblijvende demo of gratis proefperiode aan.

Onze Sharepoint integratie