SharePoint en Salesforce koppelen kan naadloos met SalesPoint, onze integratie die documentbeheer vanuit Salesforce combineert met opslag in SharePoint. Uw team blijft gewoon in Salesforce werken, terwijl bestanden automatisch in SharePoint landen: zonder extra Salesforce-opslag, met automatische synchronisatie en desgewenst met migratie van uw bestaande bestanden. In dit artikel leest u hoe de koppeling werkt, welke problemen ze oplost en wat ze kost.
Kan ik SharePoint koppelen aan Salesforce?
Ja. Met SalesPoint verbindt u Salesforce en SharePoint in één naadloze koppeling. Documenten die u in Salesforce uploadt, worden automatisch in SharePoint opgeslagen, in een mappenstructuur die uw Salesforce-objecten volgt. De module is beschikbaar op zowel Salesforce AppExchange als Microsoft AppSource en wordt sinds 2014 door ruim honderd bedrijven gebruikt.
Salesforce is sterk in klantbeheer, SharePoint in documentbeheer. Veel organisaties gebruiken beide platformen, maar zonder koppeling ontstaan er twee gescheiden werelden: het CRM met de klantdata en de documentomgeving met de bijbehorende bestanden. SalesPoint brengt die werelden samen, zodat elk document automatisch op de juiste plek bij het juiste record staat.
Klanten omschrijven de integratie als zo vanzelfsprekend dat het lijkt alsof Salesforce ze zelf gebouwd heeft. Na installatie verschijnt de module direct in Salesforce en kan uw team ermee aan de slag, zonder dat gebruikers hun werkwijze hoeven aan te passen.
Welke problemen lost een SharePoint-koppeling op?
Een koppeling tussen SharePoint en Salesforce maakt een einde aan het schakelen tussen twee platformen, aan dubbele documentopslag en aan klantinformatie die losstaat van de bijbehorende bestanden. Daarnaast voorkomt ze onnodige opslagkosten in Salesforce en het tijdverlies dat ontstaat door handmatige synchronisatie.
Zonder integratie herkennen de meeste organisaties deze knelpunten:
- Het constante schakelen tussen twee aparte platformen;
- Dubbele documentopslag en de verwarring die daarbij hoort;
- Klantinformatie die losstaat van de bijbehorende documenten;
- Gefragmenteerde data die samenwerking belemmert;
- Onnodige serverkosten door dataduplicatie;
- Tijdverlies door handmatige synchronisatie.
Elk van deze problemen kost op zichzelf misschien enkele minuten per dag per medewerker, maar opgeteld gaat het om structureel verlies aan productiviteit. Bovendien groeit het risico op fouten: wie in twee systemen documenten beheert, weet nooit zeker welke versie de juiste is.
Hoe werkt de synchronisatie tussen Salesforce en SharePoint?
De synchronisatie verloopt volledig automatisch en in realtime. U slaat documenten op in Salesforce zoals u gewend bent; de koppeling plaatst ze op de achtergrond in SharePoint, in een mappenstructuur die automatisch en uniform wordt aangemaakt op basis van uw Salesforce-objecten. Wijzigingen synchroniseren over beide platformen heen.
In de praktijk doorloopt u vier stappen:
- Installeren: na installatie verschijnt de module direct in Salesforce, klaar voor gebruik.
- Opslaan: u slaat documenten op zoals u gewend bent; de koppeling regelt de rest op de achtergrond.
- Synchroniseren: bestanden landen automatisch in SharePoint, in een mappenstructuur die uw Salesforce-objecten volgt.
- Samenwerken: u opent, bewerkt en deelt vanuit beide platformen, en wijzigingen synchroniseren door de hele organisatie.
Handig is ook het pinnen van mappen: vanaf de Pro-licentie koppelt u mappen aan zowel standaard- als custom Salesforce-objecten. Zo staat elk contract, elke offerte en elk projectdocument gegarandeerd bij het juiste account of de juiste opportunity, en hoeft niemand meer te zoeken.
Voor uw medewerkers verandert er in de dagelijkse praktijk niets. Zij voegen bestanden toe en beheren ze vanuit Salesforce, precies zoals ze gewend zijn. De koppeling doet het werk op de achtergrond, zonder extra knoppen, exports of handmatige stappen.
Bespaar ik Salesforce-opslagkosten met de koppeling?
Ja. Bestanden die u via SalesPoint uploadt, verbruiken geen Salesforce-opslag: ze worden in SharePoint bewaard in plaats van op de relatief dure Salesforce-servers. Dat scheelt aanzienlijk in opslagkosten, terwijl uw team in de vertrouwde Salesforce-interface blijft werken.
Salesforce-opslag is een bekende kostenpost. Organisaties die veel documenten aan records koppelen, zien hun dataverbruik snel oplopen en betalen daarvoor. Door de opslag naar SharePoint te verplaatsen, benut u de opslagcapaciteit die u via uw Microsoft-omgeving vaak al heeft.
Het meest tastbare voordeel is dan ook kostenbesparing: één klant rapporteerde forse besparingen op serverkosten door geen Salesforce-opslag meer te gebruiken voor documenten. Minstens zo belangrijk is het gemak: het beheer gebeurt automatisch op de achtergrond, zonder extra handelingen voor uw medewerkers.
Kan ik bestaande Salesforce-bestanden migreren naar SharePoint?
Ja. Met de Enterprise-licentie verhuist onze migratieservice bestaande Salesforce-bestanden automatisch naar SharePoint, met behoud van de mappenstructuur. Zo profiteert u niet alleen voor nieuwe documenten van de lagere opslagkosten, maar ook voor alles wat er al staat.
De migratie is naadloos: uw team merkt er in de dagelijkse werkzaamheden niets van, en documenten blijven vanuit Salesforce bereikbaar op de plek waar ze altijd stonden. Alleen de onderliggende opslaglocatie verandert, inclusief behoud van de bestaande mappenstructuur waarin uw team de weg al kent.
Wilt u de overstap begeleid laten verlopen, dan verzorgen onze consultants de implementatie en onboarding. Zij richten de koppeling in, begeleiden de migratie en zorgen dat uw team er direct mee uit de voeten kan.
Hoe zit het met versiebeheer, rechten en veiligheid?
U benut de beveiliging, het versiebeheer en het rechtenmodel van SharePoint zelf. Documenten bewerkt u met de vertrouwde Microsoft Office-tools, inclusief realtime samenwerking. Met de Enterprise-licentie synchroniseert de koppeling bovendien permissies en rolgebaseerde toegang met uw Salesforce-rollen.
Versiebeheer betekent dat elke wijziging wordt vastgelegd en dat u altijd kunt terugkeren naar een eerdere versie van een document. Werken meerdere collega’s tegelijk aan hetzelfde bestand, dan gebeurt dat in realtime, zoals u dat van Word, Excel en PowerPoint gewend bent.
Ook voor grotere organisaties schaalt de koppeling mee: de integratie ondersteunt multidisciplinaire teams verspreid over meerdere SharePoint-sites, inclusief rechten- en rollenbeheer. Zo houdt u grip op wie welke documenten mag inzien, ook als uw documentlandschap complex is.
Wat kost de SharePoint-koppeling voor Salesforce?
SalesPoint kent drie licenties, geprijsd per gebruiker per maand: Light voor 5 euro, Pro voor 7 euro en Enterprise voor 8 euro. Light dekt het basis-documentbeheer, Pro (de meest gekozen licentie) voegt het koppelen aan objecten en volledige Office-samenwerking toe, en Enterprise breidt uit met migratie en rollenbeheer.
De verschillen op een rij:
- Light (5 euro per gebruiker per maand): standaard mappenstructuur voor accounts, alleen standaard objecten, mappen aanmaken en hernoemen, bestanden bekijken en bewerken in SharePoint, ondersteuning voor Word, Excel, PowerPoint en PDF.
- Pro (7 euro per gebruiker per maand, meest gekozen): alles uit Light, plus mappen pinnen aan objecten, koppelen aan standaard- en custom objecten, volledige realtime Office-samenwerking en alle bestandstypen.
- Enterprise (8 euro per gebruiker per maand): alles uit Pro, plus de migratieservice van Salesforce naar SharePoint, meerdere SharePoint-sites, Flow Automation en maatwerk, rechten-synchronisatie en rollen, en een dedicated accountmanager.
Let bij uw keuze ook op de ondersteunde bestandstypen: de Light-licentie werkt met de standaard Office-types (Word, Excel en PowerPoint) en PDF, terwijl vanaf de Pro-licentie alle bestandstypen zijn toegestaan. Werkt uw organisatie veel met afbeeldingen, tekeningen of andere specifieke formaten, dan is Pro het logische startpunt.
Wilt u SalesPoint combineren met andere Salesforce-oplossingen, bijvoorbeeld facturatie via ons Billing Platform of een boekhoudkoppeling met de Influx for Exact Online, dan denken wij graag mee over de inrichting van uw bredere proces.
Documentbeheer in Salesforce op orde brengen?
Benieuwd hoe SalesPoint uw documentchaos opruimt? Bekijk de productpagina voor alle functionaliteiten en licenties, of neem contact met ons op voor een demo of een gratis proefperiode. Wij laten u graag in uw eigen Salesforce-omgeving zien hoe de koppeling werkt en wat ze uw organisatie concreet oplevert.